Reportagem da
revista Pequenas Empresas Grandes Negócios sobre o SPED
O
sistema público de escrituração digital exige atenção: erros na nota fiscal
eletrônica são identificados facilmente pela receita e podem gerar multas de
até 100% do faturamento
por Sérgio Tauhata; ilustração: Daisy Biagini
Tudo parecia colaborar para o sucesso do negócio:
mercado aquecido, produção crescente e clientes satisfeitos. Mas bastou a
chegada de um fiscal para o mundo desabar. O resultado da visita foi uma multa
correspondente à metade do faturamento bruto do ano inteiro. Atônitos, os
sócios não entendiam como aquilo podia ter acontecido. O desastre se deveu a
uma confusão aparentemente pequena: durante um ano, em vez de arquivar as
versões digitais das notas fiscais eletrônicas (NFe), os empresários guardaram
e enviaram aos clientes apenas cópias em papel. O problema é que os impressos
não têm validade. E, pela legislação, vendas com documentação irregular podem
gerar multas de 50% a 100% do valor de cada transação.
A história pode parecer apenas um alerta para os riscos de desinformação sobre o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), mas aconteceu de verdade. O caso foi atendido pela CCDE, empresa especializada em gestão e custódia de documentos fiscais eletrônicos. “Com o Sped, o governo sabe todos os detalhes do negócio quase instantaneamente. Se a empresa tiver algum problema nos documentos fiscais, será autuada. É questão de tempo”, afirma Renato Lui, sócio da CCDE. O negócio citado acima vai sobreviver, mas levará anos para se recuperar. “No novo mundo virtual, papel não vale nada para efeito de fiscalização”, avisa Robison Chan Tong, analista fiscal da consultoria Prolink. Ele explica que os empreendimentos obrigados a emitir NFe têm de guardar os arquivos digitais XML devidamente validados, além de enviar uma cópia para o comprador.
A história pode parecer apenas um alerta para os riscos de desinformação sobre o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), mas aconteceu de verdade. O caso foi atendido pela CCDE, empresa especializada em gestão e custódia de documentos fiscais eletrônicos. “Com o Sped, o governo sabe todos os detalhes do negócio quase instantaneamente. Se a empresa tiver algum problema nos documentos fiscais, será autuada. É questão de tempo”, afirma Renato Lui, sócio da CCDE. O negócio citado acima vai sobreviver, mas levará anos para se recuperar. “No novo mundo virtual, papel não vale nada para efeito de fiscalização”, avisa Robison Chan Tong, analista fiscal da consultoria Prolink. Ele explica que os empreendimentos obrigados a emitir NFe têm de guardar os arquivos digitais XML devidamente validados, além de enviar uma cópia para o comprador.
Não é só o emissor que corre riscos — o cliente
também, quando é pessoa jurídica. Ao receber sua cópia da nota fiscal
eletrônica, a empresa deve certificar-se de que o documento está validado pela
Secretaria de Fazenda do estado pela qual a vendedora fez a emissão. Receber
mercadorias com irregularidades pode gerar multa de 35% sobre o valor.
As informações constantes na nota fiscal têm de estar 100% corretas. E é no detalhe que mora o perigo. Dependendo da versão, um documento desse tipo reúne de 200 a 300 campos. As informações devem corresponder exatamente às armazenadas nos órgãos oficiais. Uma pequena divergência, mesmo que provocada por um erro de digitação, implica multa de R$ 328,40 para cada documento
As informações constantes na nota fiscal têm de estar 100% corretas. E é no detalhe que mora o perigo. Dependendo da versão, um documento desse tipo reúne de 200 a 300 campos. As informações devem corresponder exatamente às armazenadas nos órgãos oficiais. Uma pequena divergência, mesmo que provocada por um erro de digitação, implica multa de R$ 328,40 para cada documento
O grande problema, entretanto, é a possibilidade de
a NFe ser invalidada posteriormente. “Tenho clientes com notas autorizadas que
receberam punições por irregularidade um ano depois”, afirma Marco Antonio
Pinto de Faria, do grupo Skill. Embora os governos estaduais e federal ofereçam
ferramentas on-line gratuitas para emissão de NFe, o especialista aconselha os
empresários a investir em sistemas próprios para automatizar a checagem e a
validação das informações. “Quanto mais manual for o processo, maior a chance
de haver erros”, diz Faria.
Empresas desinformadas também se confundem com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). Muitas armazenam essa documentação por acreditar que equivale à NFe. Mas trata-se de um certificado expedido apenas para o transporte dos produtos. O Danfe só precisa ser guardado pelos empreendimentos que ainda estão fora da legislação da NFe (veja no quadro abaixo as exigências de acordo com o perfil da empresa). A multa de 100% sobre o valor da operação só ocorre se houver divergência entre as informações da nota fiscal e as do Danfe. “Em geral, nesses casos as empresas agiram de má-fé. Por exemplo: emitiram uma nota com um valor, mas enviaram o equivalente ao dobro de produtos”, explica o advogado tributarista Marcelo Salomão.
Empresas desinformadas também se confundem com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). Muitas armazenam essa documentação por acreditar que equivale à NFe. Mas trata-se de um certificado expedido apenas para o transporte dos produtos. O Danfe só precisa ser guardado pelos empreendimentos que ainda estão fora da legislação da NFe (veja no quadro abaixo as exigências de acordo com o perfil da empresa). A multa de 100% sobre o valor da operação só ocorre se houver divergência entre as informações da nota fiscal e as do Danfe. “Em geral, nesses casos as empresas agiram de má-fé. Por exemplo: emitiram uma nota com um valor, mas enviaram o equivalente ao dobro de produtos”, explica o advogado tributarista Marcelo Salomão.
ALÉM DA NOTA FISCAL
Atualmente, 85% das empresas são obrigadas a emitir
a NFe. Isso equivale a quase toda a indústria e o varejo — e independe do
tamanho do negócio. Qualquer empreendimento que recolha ICMS ou impostos
federais está incluído. O critério é o código de atividade (Cnae), que pode ser
consultado nos portais dos órgãos estaduais ou na página especial do Ministério
da Fazenda (www.nfe.fazenda.gov.br).
Outros módulos do Sped oferecem risco em caso de
descumprimento de normas. O Sped contábil hoje é exigido das companhias que
apuram o Imposto de Renda pelo lucro real. A partir de 2012, as empresas de
lucro presumido também entram na obrigatoriedade. Quem deixar de entregar as
informações paga multa de R$ 5 mil por mês e não pode participar de concursos e
licitações públicas.
O Sped fiscal é obrigatório para as empresas que
recolhem ICMS ou IPI. O valor da multa é o mesmo do módulo contábil pela falha
na entrega das informações
Importante: comentários do grande José Adriano sobre a reportagem:
Prezados, atentem
para alguns ajustes que são necessário em função de incorreção no texto publicado
na Revista: Em 2012 as empresas de Lucro Presumido entram na
obrigatoriedade da EFD Pis/Cofins e não da ECD (SPED Contábil).
A EFD ICMS/IPI (SPED
Fiscal) ainda não é obrigatório para todos os contribuintes de ICMS e IPI, e as
penalidades variam entre os Estados.
Abs.José Adriano
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Eu li a reportagem na revista e vou entrar em contato para uma errata, uma vez que a multa da EFD é determinada por cada UF. E nem sempre a multa equivale aos tão falados 5 mil reais. :D
ResponderExcluirComo colocado pelo Fernando, uma das minhas referências em SPED, cuidado com as multas. SPED é a própria escrituração da empresa. Não fazer a escrituração corretamente pode levar a multas muito maiores !!
ResponderExcluirObrigado Fernando.