Meus
comentários: Texto que trata dos novos riscos deste “novo mundo digital” criado
pelo SPED. O planejamento e a aplicação de soluções de TI são fundamentais para
as empresas que vivem esta nova realidade. É importante separar o que é despesa
do que é investimento. Algumas economias podem se mostrar desastrosas. Seja
previdente.
Cuide de sua base de dados e
durma tranquilo
Diante desses desafios que o projeto SPED tem nos
apresentado, é importantíssimo alguns cuidados com o bem mais preciso de
qualquer empresa, o seu BANCO DE DADOS.
Com o surgimento do projeto SPED em 2007, vieram diversos
questionamentos e dúvidas dos contribuintes sobre como iria funcionar toda essa
mudança.
Com o decorrer do tempo, à medida que foram implantadas novas
etapas do projeto, as empresas puderam verificar que a atenção dispensada ao
atendimento das exigências deste projeto seria para muitos, maiores que o
esperado.
Acredito que as vantagens do Projeto Sped superam as
desvantagens, pois embora trabalhosa sua implantação, se for bem feita, podem
trazer muitos benefícios, entre eles:
§ Redução de custos com impressão.
§ Transparência na apuração dos impostos,
reduzindo riscos de autuação.
§ Agilidade no processo de compra e venda, com
relação à NF-e, NFS-e e o CT-e.
§ Evitar a evasão fiscal, melhorando a
arrecadação, e conseqüentemente reduzindo a carga tributária, impulsionando o
crescimento econômico do país.
Modernizar a inteligência fiscal e tomar
medidas anti-sonegação foi alguns benefícios para o fisco. Emitir meia nota,
utilizar notas de remessa para dar saída em produtos, transportar produtos sem
a prévia emissão de notas fiscais. Bom, é claro que isso nunca aconteceu no
Brasil, mas, por via das dúvidas, o fisco resolveu se modernizar e partir para
uma maneira mais inteligente de fiscalizar. Provou então que o
"sistema" foi mais rápido e eficaz que aquele seu amigo fiscal que
como todo ser humano, não conseguia estar presente em todos os lugares ao mesmo
tempo.
Mas para que os benefícios superem as dores de
cabeça, temos uma longa jornada. Diversas mudanças devem ser feita na empresa,
juntamente com alguns investimentos necessários, dependendo do porte da
empresa.
A Capacitação dos profissionais das áreas
fiscal, TI e Estoques/Suprimentos são de suma importância. Pessoal bem
treinado, sabendo o que faz, reduz os riscos de contingências fiscais. O
pessoal de suprimentos, por exemplo, sabe qual o NCM correto a utilizar? E que
tal o profissional de TI, trata corretamente os arquivos? Conhece a estrutura
dos arquivos relacionados ao SPED?
Inibindo a sonegação, observamos a redução da
concorrência desleal entre empresas, onde, muitas vezes aquela que não paga
imposto como deveria, consegue praticar preços mais atrativos que aquelas que
estão em dia com seus impostos.
Diante desses desafios que o projeto SPED tem
nos apresentado, é importantíssimo alguns cuidados com o bem mais preciso de
qualquer empresa, o seu BANCO DE DADOS.
Como todas as informações geradas para o SPED e
também para as mais diversas finalidades, tramitam pelo banco de dados de sua
empresa, porque não investir na segurança e confiabilidade das informações lá
contidas?
Aqui vão alguns questionamentos que devemos
fazer, para que a base de dados possa ser confiável e segura:
Seu cadastro de clientes, fornecedores,
colaboradores e produtos estão confiáveis?
Algumas inconsistências mais comuns vistas em
cadastro de empresas: falta de e-mail, telefones desatualizados, produtos com
classificação incorreta, produtos com tributação incorreta, funcionários com
documentação e endereços desatualizados, inscrições estaduais de pessoas
jurídicas inválidas.
Você culpa a empresa de software que lhe
atende, pelos erros encontrados no SPED?
É comum vermos usuários de sistemas culparem o
software pelos mais diversos erros, quando a origem do problema está na forma
que a base de dados foi "alimentada".
Seu sistema possui módulos interligados?
Evitar a redundância de informações com certeza
minimiza os erros de base de dados, bem como a correta parametrização do
sistema, fazendo assim que esse sistema entenda como funciona sua empresa.
Como anda o seu "backup"?
Chegue amanhã em sua organização, simule a
perda de todos os dados de sua empresa e restaure um backup, pois mais
importante do que tê-lo e saber que ele funciona.
Devemos pensar que, todas as informações que já
passávamos ao fisco, agora são passadas de maneira condizente à era da
informática, ou seja, em tempo real, e com mais riqueza de detalhes. E através
de uma base de dados confiável que poderemos garantir a qualidade das
informações transmitidas.
Com tudo isso, você empresário, empreendedor,
atente-se a importância da Base de Dados de sua empresa, para evitar passivos
futuros.
Republicado em www.joseadriano.com.brVeja também:
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Compartilhando idéias e experiências sobre o cenário tributário brasileiro, com ênfase em Gestão Tributária; Tecnologia Fiscal; Contabilidade Digital; SPED e Gestão do Risco Fiscal. Autores: Edgar Madruga e Fabio Rodrigues.