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Gestão e governança das empresas serão impactadas com o eSocial

Docente Ademir Macedo de Oliveira explica que a maior mudança, com a implementação do sistema, se dará com relação às políticas internas, quanto ao fluxo de informações dos estabelecimentos.


O Censo das Empresas Brasileiras 2012, estudo desenvolvido pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) apresenta que no Brasil há mais de 12 milhões de empresas. Dessas, 11.663.454 são empreendimentos privados (90%), 1.144.081 de entidades privadas sem fins lucrativos (9%), e 96.988 de organizações públicas governamentais (1%).

O Sebrae SP divulgou, em fevereiro deste ano, o Panorama das MPEs* Paulistas 2015. Esse compilado de informações aponta que em São Paulo, do total de empresas (3.782.075), 99% são de micro e pequeno portes, que respondem por 48% dos empregos e 36% da folha salarial.

O estudo destaca que só em São Paulo, são abertas cerca de 150 mil empresas por ano e de cada dez, duas fecham antes de completarem dois anos de atividade.

As principais causas para o fechamento das empresas, segundo análise do Sebrae, são falta de planejamento, falhas na gestão e o comportamento do empresário.

Essas questões poderão ter seus efeitos minimizados com a implantação pelo Governo Federal, do eSocial, projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.

Para Ademir Macedo de Oliveira, docente do Senac 24 de Maio, por se tratar de um projeto que envolve vários entes, do próprio Governo Federal, há a proposta de que as informações sejam compartilhadas a partir de uma única base, e atenda aos interesses de cada um, sem a necessidade de duplicidade no envio dos dados.

As empresas brasileiras, segundo o docente, cumprem uma extensa agenda de obrigações fiscais. A implantação do eSocial, visa justamente eliminar tarefas que consomem muito tempo ao longo do ano. “Informações de admissão, pagamentos, descontos e desligamentos, por exemplo, são apresentadas no fechamento da folha mensalmente. De um ano para o outro, essas mesmas informações, são reapresentadas, duplicando tempo e sobrecarregando o pessoal do departamento responsável, além do custo.”

Ademir Macedo de Oliveira explica, em detalhes, o eSocial, seus benefícios aos empregados, os impactos na gestão e na governança das empresas, exigências, entre outras questões relevantes sobre essa plataforma.

De que forma as micro e pequenas empresas serão afetadas com a operação do eSocial?

A maior mudança se dará com relação às políticas internas, quanto ao fluxo de informações. Há casos de empresas que, por total falta de controle, enviam documentos para cadastro e admissão com dias de atraso. Essa ausência de critérios, na gestão documental, prejudica direitos, invalida processos e traz uma insegurança para o empregador, pois há penalidade envolvida. O eSocial em sua estrutura informativa, já tem esse mapeamento e pretende estancar tais práticas, presente há muito tempo, nas empresas, principalmente nas menores, que são as que mais empregam no país.

Quais ações são imprescindíveis para essas empresas na implantação do eSocial?

O projeto não é de responsabilidade de um departamento especificamente, mas envolve toda organização. Em função disso, a ação mais sensata a ser implementada é a de um trabalho com “mãos para executar e cabeças para planejar”, que envolve gestores de várias áreas, tais como: contabilidade, departamento de pessoal, recursos humanos e segurança do trabalho.

Fale um pouco sobre as necessidades de as empresas adaptarem as estruturas pessoal e as tecnológicas para executar o e-social.

Todos os projetos do SPED-Sistema Público de Escrituração Digital, no início das execuções, demandaram adaptações na estrutura. Nesse momento, o melhor a fazer é traçar um planejamento, delineando, quem faz o que e como será feito, pois a demanda de informação exigirá esse comprometimento.

Quais, na sua opinião, devem ser as dificuldades de adaptação das empresas a essa nova plataforma?

Plataformas são apenas ambientes para execuções operacionais. Na atualidade, com o avanço da tecnologia, não vemos dificuldades quanto à plataforma, uma vez que os profissionais de tecnologia, estão afinados.

A atenção deve estar concentrada no estudo da legislação. Mais do que nunca, o conhecimento e aplicação das legislações: trabalhista, previdenciária e fiscal, estarão ligadas e serão executadas conjuntamente. Para entender tais junções, só com educação continuada. Tal comportamento, o educacional é o que pode melhorar a performance das empresas, quanto ao projeto.

Os processos e burocracia serão simplificados? Explique com exemplos.

Tanto os processos quanto a burocracia só são simplificados quando entendidos e bem administrados. A maneira mais fácil de alcançar esse nível é pelo planejamento das informações. 
Uma das propostas do eSocial é a concentração e cumprimento em tempo de real de algumas obrigações. Por exemplo: Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte e Relação Anual de Informações Sociais (Rais) deverão ser convergidas, pois as informações serão tratadas e repassadas tão logo haja o fechamento da folha de pagamento, mês a mês e não anualmente, como ainda acontecerá, neste ano, com relação a 2014.

Sabe-se que os prazos estendem-se por conta da burocracia. Quais as etapas de comprovações de tributos devem ser ‘sanadas’ com o eSocial? 

Os mesmos tributos apurados na folha de pagamento serão abraçados pelo eSocial: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), Imposto de Renda (IR), Contribuições Sindicais e Previdenciárias. O ponto importante é que o mecanismo de arrecadação, controle e compensações, tendem a ser mais arrojados. 

Em quanto o prazo de hoje nesses processos será reduzido com o eSocial?

Isso depende da organização interna de cada contribuinte e não há um padrão. O que sabemos hoje é que no Brasil as empresas consomem 2600 horas por ano cumprindo obrigações. Muitos contribuintes, em função das alterações de prazos, não continuaram nas ações já iniciadas, e estagnaram, o que é um equívoco. Quanto mais implementações certeiras, mais rápido, chegaremos num percentual de redução aceitável e menos oneroso.

A demanda por trabalhadores da área de gestão de pessoas, recursos humanos tende a aumentar com essa nova plataforma? Por quê?

Percebe-se uma movimentação positiva pelos profissionais na área de segurança do trabalho, pois esses, no desenvolvimento dos laudos, contribuem para uma adequação razoável, quanto à contribuição, principalmente previdenciária.

Quais informações, por exemplo, serão exigidas pelo sistema?

Inicialmente, todas as informações cadastrais implementadas pelos órgãos brasileiros, por meio de documentos com fé pública, serão exigidas na base de dados do eSocial, inclusive de estrangeiros, aqui residentes. Não são poucas informações. Uma das etapas iniciais, será a Qualificação Cadastral, que exigirá uma varredura e saneamento. Quem mais cedo começar quando exigido, maior sucesso terá. Posteriormente, todos os eventos que compõem pagamentos, descontos, por exemplo, serão exigidos e analisados.

De que maneira o e-social beneficiará os direitos trabalhistas? 

Muito embora, haja um custo de conformidade para as adequações, o benefício esperado é que por meio do cruzamento mais rápido das informações, os trabalhadores possam fazer valer os direitos previstos na lei, tais como: licenças, solicitação de aposentadoria, saque do fundo de garantia por tempo de serviço, com mais rapidez e transparência. Esse aspecto é positivo, pois o empregado, nessa fase, precisa de clareza dos fatos. 

O que acontecerá com as empresas que não enviarem dados por meio eSocial? 

Gradativamente, embora não seja o objetivo principal, poderão ser aplicadas multas por descumprimento, já previstas em lei, quanto aos prazos. Estrategicamente, as empresas terão dificuldades com relação à obtenção de certidões negativas e outros documentos que certificam os negócios empresariais.

Haverá penalizações diante do não cumprimento das obrigações da empresa?

No âmbito da Receita Federal do Brasil, de acordo com o artigo 57 da lei 12.873 de 24 de outubro de 2013, as multas são escalonadas entre o mínimo de R$ 50 e o máximo de R$ 1.500, por obrigações digitais não cumpridas. Há que se atentar para a implementação de penalidades por outros entes, uma vez que o projeto é unificado. A melhor maneira de tratar esse assunto é adoção de monitoramento constante, preferencialmente eletrônico.

O eSocial terá impacto na gestão e na governança das empresas. Ou o vice-versa? Fale um pouco sobre o modus operandi das empresas brasileiras.

O impacto é inevitável, pois, dentre outras propostas, temos: fomento da arrecadação e fiscalização eletrônica. A governança e gestão, precisam se atentar para esses pontos, pois a maneira, como alguns processos são cumpridos hoje, talvez precisarão de revisão. Vale lembrar que processo, gestão e governança são partes integrantes de uma engrenagem que envolve finanças e geração de riqueza, como tributo.

Quando as empresas deverão passar a utilizar esse sistema?

Em regra geral, pelo cronograma governamental, 06 (seis) meses após a publicação da versão atualizada do  Manual de Orientação, inicia-se a fase de testes de envio das informações. A previsão é para o segundo semestre de 2015. 

* MPEs – Micro e Pequenas Empresas

O Senac São Paulo oferece o workshop sobre o tema em unidades da capital e do interior.  Confira.

Confira os resultados das pesquisas na íntegra:
Saiba mais sobre o eSocial

Fonte: Senac.

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