SPED: Gestão da Informação Digital – Uma nova era para as empresas contábeis

Por Felipe Ferreira Caldeira

A era digital tem exercido profundo impacto em pessoas e empresas. Ao longo do tempo, os escritórios contábeis passaram por evoluções digitais e tiveram que se adaptar. Nas décadas de 80 e 90, predominavam os Birôs e CPDs utilizando sistemas em MSDOS; nas décadas de 90 a 2000, eram os PCs e nova geração de sistemas em Windows. De 2000 até hoje, houve uma crescente utilização dos recursos da internet.

Especialmente na última década, a evolução digital foi ainda maior. A diminuição dos custos de Tecnologia da Informação (TI) foi outro fator que favoreceu a adoção de tecnologia pelos escritórios. Governos também se beneficiaram das evoluções tecnológicas e da diminuição dos custos, permitindo a criação de novas obrigações e formas de fiscalização, baseadas em arquivos magnéticos. Podemos citar: NF-e, Sped Contábil, Sped Fiscal, FCONT e Sped PIS Cofins. Com certeza muito mais está por vir com o EFD-Social.

Como assegurar que as informações estão sendo entregues corretamente? Quem pagará as multas pelos erros cometidos, os contadores ou empresários? Como ter uma gestão eficaz das informações digitais?

Estas perguntas têm sido feitas e não há uma resposta simples a todos estes anseios. É preciso avaliar uma série de fatores e quebrar alguns paradigmas para conseguirmos encontrar luz no fim do túnel.

De forma geral, a responsabilidade das informações entregues é de quem as produz. Exclusivamente sob este ponto de vista, caberia às empresas avaliar seus sistemas e garantir que as informações produzidas e armazenadas estejam corretas. Como garantir que as empresas estejam cientes desta importância?

Outro fator importante são as informações que não estão nos ERPs dos clientes e estão no sistema das empresas contábeis, e que são apuradas dentro dos escritórios.

Existe corresponsabilidade do escritório contábil neste processo? Como fazer para gerar os arquivos magnéticos de fontes distintas?

Sob o ponto de vista de que os contadores assinam pelas informações contábeis e fiscais, claramente existe um forte aspecto de responsabilidade.

É necessário promover uma maior proximidade entre os contadores, seus clientes e as empresas de software.

Uma verdadeira aliança com um objetivo comum: a gestão da informação digital.

Para gerenciar estas informações, é preciso uma mudança de cultura, rever conceitos e a forma de trabalho atual. O momento nos parece ideal para que cada escritório contábil crie um novo departamento em sua empresa, como o antigo CPD, mas que tivesse um foco direcionado para a gestão da informação digital, tendo profissionais capacitados que realizem ações proativas frente a seus clientes. É importante ressaltar que o perfil destes profissionais deve ser diferente, atuando mais como consultores, gerando informações gerenciais para seus clientes de forma on-line, acompanhando a saúde financeira das empresas, propondo melhoria em seus processos e garantindo que as informações digitais entregues ao Fisco estejam corretas. Agilidade, infraestrutura, software, conhecimento do negócio dos seus clientes são elementos importantes nesta nova etapa para executar um serviço com alto padrão de qualidade.

Os contadores também precisam do apoio das empresas de TI, que possuem recursos e ferramentas necessárias para integrar, consistir de forma analítica os dados, garantindo que não existam inconsistências fiscais e tributárias. Assim, haverá uma redução de custos, mais agilidade e segurança, trazendo benefícios para todos os envolvidos nesta aliança.

Estamos diante de uma nova era para as empresas contábeis, com muitos desafios mas ao mesmo tempo com muitas oportunidades.

Você está preparado?

Felipe Ferreira Caldeira

Gerente de Produtos da Prosoft Tecnologia Ltda.

Publicado na revista SESCON RJ  Número 96   Julho/Agosto de 2011

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