14 de mai de 2012

SPED | Mudanças na escrituração digital, como encará-las?

por Harry Tilp Jr.


Tempo, uma palavra cada dia mais valiosa no meio corporativo. Muitos de nós já ouvimos o ditado “Tempo é Dinheiro”, mas esse tempo tem se tornado realmente um investimento para as organizações? Ou passamos boa parte deste tempo com a sensação de estarmos apenas prorrogando os problemas?
A escrituração digital, SPED, EFD-Contribuições, EFD-Social, são termos que vem provocando grande desconforto em algumas empresas e suas equipes. Assim como nossas organizações buscam se informatizar e melhorar seus  processos, o governo também procura acompanhar esta evolução proporcionando melhorias em seus sistemas refletindo assim em novas mudanças nos processos dos contribuintes.
O termo mudança por si só gera naturalmente um mal estar para os envolvidos e o sentimento produzido por este pode proporcionar algumas dificuldades na gestão dos projetos.
Muitas vezes inconscientemente tratamos o termo mudança de forma reativa, o que é normal devido à natureza do ser humano de procurar dominar e controlar suas responsabilidades. Nesse sentido, lutamos dia a dia em nossas atividades para fazer o melhor, somos cobrados a apresentar e superar os resultados esperados pelas corporações e quando aparecem mudanças neste cotidiano a insegurança parece ocupar um lugar especial em nossas vidas.
Neste cenário, é importante que a organização defina uma estratégia para a entrega dos arquivos do SPED tendo em vista o prazo e expectativa da organização. No caso específico do EFD Contribuições, temos um intervalo de dois meses nas entregas do arquivo, como por exemplo, neste dia 15 de maio onde será entregue o arquivo referente ao mês de Março. Neste período de dois meses, diversas informações já foram lançadas no ERP, e por se tratar de um processo novo é necessário que a organização esteja atenta a veracidade destas informações mantendo seu ambiente saneado. Procurando sempre trabalhar a correção e validação destes dados na sua origem. Assumir uma postura de corrigir apenas os erros apontados no PVA resolverá a situação para a competência que esta sendo entregue, porém para os próximos meses encontrará as mesmas dificuldades. Identificar os erros e classificá-los, é o primeiro passo para tratar os problemas em sua origem, economizando um tempo considerável neste período.
Desta forma os gestores e gerentes de projeto devem estar atentos a estes fatores, principalmente no que se refere a empatia da equipe para com o projeto. Uma boa comunicação se torna essencial neste momento, lembrando que o ato de se comunicar é uma via de mão dupla, ouvir e canalizar as sugestões da equipe pode ser um grande facilitador para encontrar a melhor estratégia. Mudanças de processo se tornam mais objetivas e eficazes quando encaradas com uma atitude positiva e organizada.
Os problemas são uma constante em um ambiente de mudanças, porém na maneira de lidar com estas dificuldades é que está o segredo para o sucesso dos projetos. Se sua organização está num processo de mudança, isso demonstra que ela está em evolução e procura ser um referencial em um mercado cada dia mais competitivo. Aproveite esta oportunidade para o seu crescimento e o da empresa, assim ambos evoluem e todos ganham!
Ah e o tempo... como diria uma canção “o tempo não para” e quem parar diante das mudanças acaba ficando para trás...


Harry Tilp Jr é Gerente de projetos na Quirius Soluções Fiscais

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