10 de nov de 2013

Novo braço do Sped permite monitoramento em tempo real dos vínculos trabalhistas e aumenta poder de vigilância do Fisco sobre a informalidade nos canteiros

A partir de 2014 empresas de todos os setores, inclusive a construção civil, serão enquadradas em mais uma etapa do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Trata-se da Escrituração Fiscal Digital Social (EFD Social), ou simplesmente eSocial, que envolve a escrituração eletrônica da folha de pagamentos de empregados, de diretores e das operações com terceiros (contribuintes individuais).
Na prática, o eSocial pode ser entendido como uma forma de registro digital dos eventos trabalhistas. Além da folha de pagamento, são do âmbito do eSocial as demais obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos vínculos de trabalho. Neste sentido, suas informações não interessam apenas à Receita Federal, mas também ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), à Caixa Econômica Federal (CEF), ao Conselho Curador do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e à Justiça do Trabalho.
O Sped começou a ser implantado em 2007 com o objetivo de digitalizar as obrigações tributárias acessórias, que hoje as empresas cumprem no papel - envio de declarações, guias, escrituração de livros etc. O sistema já abrange tributos como ICMS e IPI e as contribuições de PIS e Cofins. Agora, é a vez das obrigações trabalhistas.
De acordo com o contador especialista nas áreas fiscal e tributária, Jorge Campos, quando o eSocial estiver em pleno funcionamento, as empresas não precisarão mais se preocupar com a emissão em papel de diversas obrigações, entre as quais: a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF); a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF); a Guia da Previdência Social (GPS); o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged); o Livro ou Ficha de Registro de Empregados; a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT); o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); e o Formulário do Seguro Desemprego.
Tudo isso acontecerá de maneira gradual, e mesmo prevendo a eliminação das declarações em papel ou PDF, os dois sistemas conviverão por um tempo ainda não determinado. Até porque, segundo Campos, deve-se levar em conta o recente comunicado do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), que demonstrou que as empresas não têm levado tão a sério a questão da qualidade dos dados. "Digo isto, porque o fisco ainda tem dificuldade em desligar uma obrigação acessória enquanto a nova obrigação não apresentar os valores reais das operações da companhia", diz o contador.
Não obstante as dificuldades enfrentadas pelo fisco, o eSocial já é uma realidade e como tal tem de ser enfrentada pelos empresários.

Como vai funcionar

Segundo explica a sócia da TAF Consultoria Empresarial, especialista em Sped, Tânia Gurgel, a forma de entrega do eSocial não será em arquivo único. Serão várias tabelas para se preencher com informações referentes a eventos mensais e diários envolvendo os funcionários de uma companhia. Neste sentido, o funcionamento dessa nova etapa do Sped se parece muito com o da NF-e, já que, muitas vezes, assim que o empregador souber de determinada informação sobre o empregado ele deve cadastrá-la e enviá-la à Receita.

Com o eSocial, a construtora informa a Receita não apenas sobre seus funcionários, mas também sobre terceirizados. As empreiteiras, por sua vez, também prestam contas, facilitando assim o cruzamento de dados e a identificação de irregularidades
Tânia explica que o trabalho no eSocial começa no momento em que o empregador faz o cadastro da empresa no sistema. Estas informações servirão como base para todas as outras inseridas posteriormente. Nesta parte, a companhia deve preencher tabelas referentes às verbas trabalhistas; cargos; funções; horários e turnos de trabalho.
A segunda etapa é o preenchimento da tabela de eventos mensais, que, como o próprio nome diz, deverá ser enviada mês a mês. Nela, se fala da remuneração dos trabalhadores, do registro de hora trabalhada, notificam-se os serviços tomados pelas empresas e a cessão de mão de obra, equipamentos e materiais. Tudo isso com apresentação de notas fiscais. O terceiro e último passo é o registro dos eventos diários. Nele, a empresa informa se houve admissão de funcionário, alteração dos dados cadastrais (se casou, por exemplo), alteração da função e do cargo, atestado de saúde e ocupacional, aviso prévio, aviso de férias, afastamento temporário etc.
O projeto eSocial teve seu início em 2009, mas seu layout foi publicado apenas em julho de 2013. Setembro deste ano foi o prazo-limite para que as empresas qualificassem seus cadastros e em outubro foi disponibilizado o manual XML, linguagem por meio da qual o programa funcionará. De novembro de 2013 a março de 2014, a pedido das empresas, o eSocial funcionará em caráter de teste. Esta etapa servirá também para o saneamento dos cadastros.
A ferramenta começa a funcionar oficialmente, se tudo correr como planejado, no começo de 2014. Contudo, haverá um escalonamento. Primeiro, entrarão as empresas inseridas no regime de Lucro Real. Estas, segundo Tânia Gurgel, farão o cadastro inicial em março, enviarão os eventos mensais em maio e a primeira folha de eventos diários em julho. A previsão, segundo o diretor de operações da GSW Blue Tax Soluções, José Adriano Pinto, é de que nesta primeira leva se insiram mais de 200 mil empresas.
Também em julho de 2014 começa a obrigatoriedade para as empresas de Lucro Presumido. Esta etapa terá a participação de mais de 2 milhões de companhias, que deverão entregar os eventos mensais em outubro e os eventos diários até o fim do ano. Já a partir de janeiro de 2015, o cadastramento e envio das obrigações passam a valer para as empresas do terceiro setor, Microempreendedor Individual (MEI), Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli) e microempreendedores e empresas de pequeno porte do Simples.

Impacto na construção

Embora afete empresas de todos os setores da economia, o eSocial poderá ter um impacto particularmente forte na construção civil. O setor emprega mão de obra intensiva e não são raros os casos de trabalhadores terceirizados informais nas obras, ou que recebem parte do salário informalmente.

'Os empregadores terão que manter-se em conformidade com a legislação trabalhista. Na prática, os procedimentos de diversos departamentos terão que ficar mais rigorosos'

Roberto Dias Duarte, coordenador do MBA Empreendedorismo Contábil no B.I. International

Com o eSocial, ficará mais difícil escapar à fiscalização deste tipo de prática. Não apenas a construtora notificará à Receita Federal os serviços tomados, como também a empreiteira informará os serviços prestados. "Assim, fica mais fácil cruzar as informações e verificar se tudo está correto", explica José Adriano. "A receita federal terá uma visão completa, e isso tende a diminuir o processo de informalidade. Situações mais evidentes terão maiores chances de serem identificadas."

'A receita federal terá uma visão completa, e isso tende a diminuir o processo de informalidade. Situações mais evidentes terão maiores chances de serem identificadas'

José Adriano Pinto, diretor de operações da GSW Blue Tax Soluções

Roberto Dias Duarte, coordenador do MBA Empreendedorismo Contábil no B.I. International, acrescenta que "os empregadores terão que manter-se em conformidade com a legislação trabalhista. Férias sem aviso antecipado de 30 dias, motivado pelo empregador ou pelo empregado, nem pensar. Esse é somente um exemplo dentre milhares de jeitinhos praticados nessa esfera. Na prática, os procedimentos de diversos departamentos terão que ficar mais rigorosos."
Outra questão mais facilmente identificada com eSocial é o cadastramento do regime de Pessoa Jurídica (PJ). Se o MTE observar, por exemplo, que o funcionário está recebendo sempre o mesmo montante de dinheiro e prestando serviço sempre para a mesma empresa, existirá a certeza de que há um vínculo empregatício, e de que há um funcionário trabalhando ilegalmente como PJ.


Como se adaptar ao eSocial
As empresas da área da construção civil terão, até o início da operação do eSocial, uma difícil missão.
Pensando nisso, especialistas na área destacam algumas ações que devem ser tomadas para que o acesso ao novo sistema seja o melhor possível:
1º passo: Buscar informação e capacitação para seus profissionais desde o nível operacional até o executivo, mostrando-lhes a complexidade e a importância do eSocial e como ele vai afetar a vida da empresa.
2º passo: Reunir todas as empresas terceirizadas, com as quais estão travados contratos e que de alguma forma serão responsáveis por prestar informações sobre esta relação. Ajustar os processos junto a cada parceiro.
3º passo: Sanear os cadastros de funcionários, que muitas vezes possuem informações desatualizadas
4º passo: Mapear os sistemas da empresa. De acordo com o contador Jorge Campos, especialista nas áreas fiscal e tributária, há empresas no setor que mantêm quatro sistemas de folhas de pagamento. Algumas grandes construtoras chegam a ter até 15 sistemas diferentes. A unificação de sistemas resultará na melhoria da qualidade da informação.
5º passo: Repensar os processos em modelo digital. Como exemplo, pode-se citar a atualização da carteira de trabalho, que, atualmente, ocorre uma vez por ano, ou, em casos extremos, apenas na saída do trabalhador da empresa. Com o eSocial essa atualização deve ser enviada no momento da ocorrência dos fatos, caso contrário, pode repercutir na obtenção de benefícios pelo trabalhador.
Campos adianta que, no caso específico da construção civil, os problemas devem começar logo no recadastramento dos trabalhadores. "Aqueles que tiverem problemas no seu cadastro deverão comparecer pessoalmente às agências do INSS para regularizar sua situação, e, em se tratando de obra de construção civil, retirar um profissional para este tipo de agenda não é uma empreitada simples", explica o contador.
Ele informa que, para o setor, o INSS promoverá ainda a criação do Cadastro Nacional de Obras (CNO), em substituição ao Cadastro Específico do INSS (CEI). Portanto, empresas que possuem obras de construção civil deverão, no futuro, providenciar o CNO no lugar da CEI, e este documento estará sempre acoplado a um CNPJ ou CPF.
Segundo Campos, o eSocial pode resolver não só questões relativas à formalização do emprego ou sonegação de impostos, mas também ajudará empregadores e empregados em diversos pontos. Em primeiro lugar, haverá redução do custo de conformidade por parte das empresas, já que as informações serão unificadas e digitalizadas. O trabalho será mais ágil e uma série de documentos impressos será extinta. Além disso, os trabalhadores terão acesso a seus dados e, dessa forma, poderão auxiliar na fiscalização das obrigações trabalhistas e previdenciárias. O eSocial permitirá ainda aumentar a produtividade dos órgãos fiscalizadores e com isso combater as fraudes na concessão de benefícios previdenciários e do seguro desemprego.
Vale ressaltar que o eSocial deve apertar o cerco não só para as empresas sonegadoras, que agem por dolo, mas também para as empresas desorganizadas. Conforme explica Roberto Dias Duarte, a grande maioria dos milhões de empregadores sequer mantém controle informatizado de seus registros. "E, quando os têm, estão longe de satisfazer as exigências em quantidade e qualidade de informações nos moldes requeridos pela operação da e-Social", conclui o especialista. Prepararse desde já, portanto, é fundamental e pode prevenir futuras autuações mesmo para empresas idôneas.

Histórico do Sped
Em 2007, através do Decreto nº 6022, o Governo Federal instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), com o objetivo de digitalizar as mais de 170 obrigações tributárias acessórias que as empresas cumprem, hoje, em papel. O Sped permite não só digitalizar estes processos, como também unificar as informações, reduzindo o custo e simplificando a geração e envio dos dados. De acordo com o administrador de empresas e coordenador do MBA Empreendedorismo Contábil no B.I. International, Roberto Dias Duarte, a nova ferramenta formou "um ecossistema interconectado de troca de informações entre clientes, fornecedores, transportadoras, organizações contábeis e, obviamente, autoridades tributárias" e tornou as empresas mais expostas aos olhos do Fisco. Ou seja, a Receita Federal ganhou a possibilidade de se informar melhor sobre o que a empresa comprou, de quem, quanto gastou, quais os tributos envolvidos nessas transações etc. Toda esta exposição, por sua vez, deve ser respondida pelos empreendedores com uma melhora na organização, controle e planejamento, a fim de que não recebam sanções por parte do governo.
Até o momento, o projeto Sped já passou por diversas etapas. A primeira delas foi a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), instituída em 2005, antes mesmo do Sped, e que seguiu um cronograma de implantação de escalonamento gradual até 2011. Hoje, conforme Duarte, já são mais de um milhão de emissores e 7,6 milhões de documentos eletrônicos autorizados.
A segunda etapa foi o Sped Fiscal, ou Escrituração Fiscal Digital (EFD) do ICMS e do IPI. Esta fase foi instituída em 2006, mas sua obrigatoriedade só começou a valer em 2009, com os 30 mil maiores contribuintes. Hoje, segundo Duarte, são mais de 670 mil empresas dentro do Sped Fiscal, e a expectativa é de que até 2014 sejam 1,3 milhão.
A terceira fase do projeto foi o Sped Contábil, ou Escrituração Contábil Digital (ECD). Surgiu em 2007 e tornou-se obrigatório em 2009, com os 12 mil maiores contribuintes. Em 2010, todas as empresas pertencentes à modalidade Lucro Real foram incluídas no sistema, somando aproximadamente 150 mil companhias. A etapa mais recente foi o Sped Contribuições, ou EFD Contribuições, instituído em 2010, originalmente para controlar a apuração do PIS/Pasep e da Cofins, mas que teve seu escopo ampliado com a criação da Contribuição Previdenciária sobre a Receita. Ano passado, a EFD Contribuições passou a valer para empresas no Lucro Real, e este ano mais de 1 milhão de empresas do Lucro Presumido também entraram no sistema.

SPED PREVENTS INFORMALITY 
As of 2014 companies in all the industries, including civil construction will have to comply with one more stage of the Public System for Digital Accounting Records (Sped, in the Brazilian acronym). This time it is the Social Digital Tax Accounting, (EFD Social in the Brazilian acronym), or simply eSocial, involving employees', directors' and outsourced operations' (individual taxpayers) payroll electronic accounting.
In practice, eSocial may be understood as a standard for digitally recording all the labor events. Besides payroll, eSocial comprehends the labor, social security and tax obligations regarding working personnel. Thus, its information is important for the Federal Reserve, but also for the Work and Employment Ministry (MTE), for the National Institute for Social Security (INSS in the Brazilian acronym), for the Federal Savings Accounts (CEF in the Brazilian acronym), for the Workers' Compensation Fund for Service Time Managing Council (FGTS in the Brazilian acronym) and for the Labor Justice. According to Jorge Campos, a specialist tax accountant, when eSocial is fully functional, companies will no longer have to worry about the entries for the many taxes, among which: the Statement for Income Tax Withheld (DIRF); the Statement for Federal Tax Debits and Credits (DCTF); the Social Security Form (GPS); the General Register of Employees and Unemployed (Caged); the Employees Registration Book or Form; the Communication for Working Accident (CAT); the Social Security Professional Profile (PPP); and the Unemployment Insurance Form.
All this, obviously, will evolve in a gradual manner and even with the future elimination of paper or PDF documents, both systems will run side by side for an unknown period of time.

Releia outras duas reportagens que explicam fases anteriores de implementação do Sped.


Edição 148 - Novembro/2013 

Por Bruno Moreira

Fonte: Construção Mercado via José Adriano.

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