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Mundo SPED | Diga adeus ao bloquinho de notas

Luis Adriano, da empresa Mandiervas: no princípio, alguma dificuldade para entender os formulários



Cerca de 80 mil estabelecimentos – quase um terço das empresas do estado – adotaram os documentos digitais nas transações com outras pessoas jurídicas e com o governo

Cerca de um terço dos 286 mil contribuintes pessoa jurídica do Paraná está usando a Nota Fiscal Eletrônica, apelidada de NF-e. São empresas que deixaram aquela nota de papel, em até cinco vias, para trás nas transações com outras empresas, o poder público ou mesmo com um cliente de outro estado ou país – a emissão de empresas para o consumidor final ainda engatinha. Além da economia de papel e da agilidade – quando a velocidade da internet ajuda, é claro –, a nota fiscal eletrônica é, ao mesmo tempo, um desafio e uma oportunidade para empresas de todos os portes entrarem na era digital.

“Para nós, que lidamos com vários clientes, de todos os tamanhos, é um ganho importante. Todas aquelas informações que eram mantidas em papel, nos livros contábeis, agora estão disponíveis on-line, em planilhas já organizadas, evitando erros e retrabalhos”, explica a presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Paraná (CRC-PR), Lucélia Lecheta, que também comanda um escritório de contabilidade em Mandirituba, na Região Metropolitana de Curitiba. A opinião de Lucélia é compartilhada pelo colega Marcos Sebastião Rigoni de Mello, que tem um escritório contábil na capital. “É claro que os desafios com a extensa legislação tributária do Brasil continuam, mas o acesso e a organização das informações estão muito melhores.”

O sócio-gerente da fabricantes de chás e produtos naturais Mandiervas, Luis Adriano Franco, implantou a nota eletrônica ainda em 2010. “No início foi um pouco difícil, até você entender o sistema, saber exatamente como preencher o formu­lário. O tempo de envio e re­cebimento das informações também era um pouco maior. Mas hoje em dia é fácil”. Franco fornece para grandes drogarias e supermercados e conta que o sistema eletrônico ajuda no planejamento do envio da mercadoria e na checagem das informações. “Emito a nota, arquivo no meu sistema e confiro antes de mandar para o meu cliente, confirmando o pedido dele. Antigamente, todo esse processo teria de ser feito pessoalmente.”

Como funciona

A nota eletrônica é um arquivo digital que substitui o documento em papel nas transações entre empresas. Gerada na empresa vendedora, pelo preenchimento de um formulário em um software, a nota eletrônica é transmitida online para a secretaria da fazenda do estado de origem. O sistema, por sua vez, envia uma cópia da nota para o registro nacional e outra cópia para a secretaria da fazenda do estado de destino. O processo, que leva alguns segundos apenas, termina com a empresa recebendo a confirmação de que o documento foi preenchido corretamen­te e chegou aos órgãos públicos. A única parte em papel que acompanha a mercadoria até o seu destinal final chama-se Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). Para aqueles casos em que o receptor da mercadoria não esteja inserido no sistema eletrônico, o Danfe serve, efetivamente, como nota fiscal.

Para estar inserido no sistema da NF-e, o empresário tem de fazer um registro, uma certificação digital. “Isso custa cerca de R$ 150, todo ano. Um pouco caro ao meu ver”, avalia Lucélia. Outra necessidade que nasce com a nota eletrônica é a de melhor capacitação e atualização dos funcionários, mesmo que a empresa seja pequena. “Não vejo isso como um entrave. É mais uma oportunidade da empresa se profissionalizar”, opina o administrador de empresas e autor de cinco livros sobre sistemas de escrituração pública digital, Roberto Dias Duarte.

Sistema sozinho é incapaz de vencer a burocracia brasileira

A opinião é de alguns escritórios de contabilidade e empresas – além de federações industriais e associações comerciais do país que, por várias vezes, já se manifestaram contra a burocracia brasileira. Embora muitos sistemas, a exemplo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e regimes, a exemplo do Simples Nacional, tenham sido instituídos para facilitar a vida do empresariado na última década, a quantidade imensa de leis referentes a cada tributo municipal, estadual e federal ainda é o principal desafio do setor produtivo do país. “Recentemente cheguei à conclusão que cada escritório de contabilidade precisa de ao menos um gestor que seja um estudioso, que fique centrado apenas em acompanhar as dezenas de mudanças diárias que ocorrem na legislação tributária das diferentes esferas e possa repassar isso de uma forma clara para o restante da equipe, que trabalha no dia a dia com as questões”, desabafa Marcos Sebastião Rigoni de Mello, vice-presidente de Administração e Finanças do Conselho Regional de Contabilidade (CRC-PR) e também dono de um escritório de contabilidade em Curitiba. Só o estado do Paraná fez várias dezenas de mudanças nas normas de recolhimento do ICMS desde 2011, com a implantação da substituição tributária em vários produtos, como forma de melhorar a arrecadação do estado. Tantas alterações são difíceis de acompanhar.

Ainda em 2008, quando os primeiros setores (cigarros e combustíveis) começaram a operar a NF-e, a intenção de, com o novo sistema, acelerar também o andamento de uma reforma tributária no país. Mas isso não adiantou muito. “Mesmo dentro do modelo inovador da nota eletrônica, o usuário precisa estar atualizado porque o código do produto ou mesmo a alíquota do impostos incidente muda com frequência e precisa ser preenchida corretamente no formulário”, exemplifica o administrador de empresas e autor de cinco livros sobre o sistema público de escrituração digital, Roberto Dias Duarte.


Confiabilidade

Informações na mão do administrador público em pouco tempo

Além de uma fiscalização praticamente em tempo real, a nota fiscal eletrônica está possibilitando uma compilação inédita de dados para as diferentes esferas de governo. Segundo o diretor-geral da Sefa, Clovis Rogge, o governo estadual investiu cerca de R$ 20 milhões, entre máquinas e programas computacionais, na implantação do Projeto Phoenix, um data warehouse (armazém de dados) que poderá gerar uma série de relatórios tributários e análises econômicas. “No início de outubro de 2012 as primeiras soluções já estarão disponíveis”, adiantou Rogge. Em resumo, o banco de dados que está sendo informado pelas empresas pode dar mais precisão a decisões de políticas públicas de desenvolvimento e incentivo.

A abertura de um concurso para 100 novos auditores da Receita Estadual tem também essa intenção, de formar força de trabalho para o desenvolvimento de coletas de dados a partir desse grande banco de dados. “Em anos de guerra fiscal nunca foi possível saber qual secretário da fazenda estava certo. Hoje, com as informações da NF-e, é possível cada estado ter uma ideia precisa de quanto, efetivamente, ganha e perde nas operações que faz com outras unidades da federação”, explica o administrador de empresas e autor de cinco livros sobre sistema de escrituração pública digital, Roberto Dias Duarte.

Para entender o “contabilês”

Saiba um pouco mais sobre a nota fiscal digital:

• A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) só existe no mundo virtual e veio para substituir o modelo em papel, entregue em 3 a 5 vias;

• É resultado de um formulário que é preenchido em um aplicativo livre (gratuito), que pode ser baixado da página www.nfe.fazenda.gov.br;

• Surgiu em 2005, por meio de um projeto piloto do Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários (Encat). A primeira nota digital foi emitida no Rio Grande do Sul. O Paraná aderiu ao projeto, de forma embrionária, em 2008, apenas;

• Começou a ser adotada formalmente em 2007, quando foi estabelecido um calendário, por ramo de atividade, para que as empresas começassem a operar com documento eletrônico;

• Hoje, é usada largamente pela maioria das empresas brasileiras nas transações com outras empresas ou mesmo com pessoas físicas que envolva operações interestaduais e de importação e exportação, como também nos negócios feitos com os governos. Ao todo, são mais de 882 mil estabelecimentos contribuintes usando o sistema no país, mais de 180 milhões de notas emitidas mensalmente;

• No âmbito do consumidor final, um projeto piloto está em andamento no Rio Grande do Sul, mas algumas empresas já vêm, voluntariamente, aderindo à nota fiscal digital também nas transações com pessoa física.

• Daqui a algum tempo, ao invés de receber uma notinha de papel da loja, o cidadão vai receber no e-mail uma mensagem da secretaria municipal de finanças da sua cidade contendo a nota fiscal eletrônica relativa ao produto comprado. Imagina-se que, para isso, não só os sistemas tenham de ser de fácil manuseio, como a internet do país deva estar disponível a um número bem maior de pessoas;

• Para controlar todo esse volume de informações – só no Paraná, o banco de dados está em R$ 1,5 bilhão de notas digitais – a solução empregada deverá ser a de nuvem (com dados e sistemas disponíveis na web, para todos, e não armazenados em um servidor físico), mas isso já é outra história.....

Custo

R$ 150 por ano é o custo do da certificação digital, obrigatória para a emissão de notas eletrônicas.


Fonte: www.gazetadopovo.com.br

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