Como os poderosos planejam o dia (e o que você deve aprender com eles)

Se você acha que tem pouco tempo, pare um pouquinho para saber como é a rotina de um chefe de Estado ou um grande empresário

Barack Obama: “Obtenha uma vantagem sobre amanhã hoje à noite”

Nossa rotina diária pode fazer uma grande diferença no aspecto de como somos saudáveis, felizes e produtivos. Recentemente, tentei ajustar minha própria rotina na esperança de fazer mais e perder menos tempo entre uma atividade e outra.

Embora seja importante entender como seu cérebro funciona e qual rotina se adequará melhor a seu corpo, sempre achei interessante ver o que funciona para os outros ao tentar algo novo para mim.

E foi objetivando estabelecer melhor minha rotina que realizei uma pesquisa acerca do cotidiano de algumas das pessoas mais poderosas que conheço. Elas certamente me inspiraram a pensar sobre diferentes partes do meu dia a dia. Talvez elas também sejam úteis para você.

Jack Dorsey, CEO do Square e fundador do Twitter

http://www.youtube.com/watch?v=BbKqCm64gFI

Nesse vídeo acima, o cofundador do Twitter e do Square, Jack Dorsey, explica sua rotina diária enquanto desempenha funções em tempo integral nas duas empresas.

Para fazer tudo, Jack afirma que disponibiliza uma carga horária de 8 horas diárias para cada companhia, todos os dias. Contudo, em uma entrevista recente, ele disse que só teve essa rotina por um período limitado, e, atualmente, está mais concentrado no Square.

Naquela época, quando ele escreveu o post, no entanto, ele estava trabalhando 16 horas por dia, de segunda a sexta-feira. Seja esta o tipo de jornada de trabalho que você procura ou não, tem que se admitir que é impressionante que ele consiga administrar. A única forma de fazer isso é sendo muito disciplinado e prático.

O truque de Jack é continuar produtivo enquanto dedica várias horas do seu dia a um determinado tema. Cada dia da semana é dedicado a uma área de negócios em particular em ambas as empresas. Eis um esquema semelhante ao de sua semana:

Segunda-feira: administração e gestão da empresa 

Terça-feira: produção 

Quarta-feira: marketing e comunicação, desenvolvimento 

Quinta-feira: desenvolvedores e parcerias 

Sexta-feira: cultura e recrutamento da empresa

Jack diz que este método de tematizar seus dias o ajuda a manter o foco mesmo quando ele é frequentemente interrompido:

“Há interrupção o tempo todo, porém, posso rapidamente lidar com a interrupção e depois saber que é terça-feira, quando tenho reuniões de produção e preciso focar no material da produção.”

Jornada de 16 horas diárias talvez pareça coisa de um viciado em trabalho, mas Jack ainda consegue tempo para se desconectar e recarregar as baterias nos finais de semana:

“Sábado eu me mando. Faço trilha. E o domingo é reservado para reflexões, feedback, estratégia e se preparar para o resto da semana.”

É bom saber que mesmo trabalhando em dois empregos em tempo integral é possível fugir às vezes e relaxar. É interessante comparar isso com a carga horária “padronizada” de 8 horas diárias que, a princípio, pode parecer bastante contraintuitivo.

Benjamin Franklin: “Pergunta da noite: o que fiz hoje?"

Benjamin Franklin ficou conhecido por ser interessado no autoaprimoramento. Ele detalhou o plano de 13 semanas para praticar virtudes importantes como limpeza, temperança etc. A cada dia ele mapeou seu progresso em um gráfico.

Benjamin também definiu para si uma rotina diária rigorosa, que incluía tempo para o sono, refeições e trabalho, tudo atribuído a um momento específico do dia. Infelizmente, as demandas do seu negócio de impressão tornaram difícil para ele sempre seguir sua rotina, porém, essa imagem mostra como ele pretendia dividir seu tempo (em inglês):

Algo que não foi detalhado em sua rotina é um hábito adotado mais tarde que achei muito fascinante: um “banho de ar” diário. Apesar de que banhos gelados eram considerados benéficos na época, Benjamin acreditava que água gelada era muito impactante com a pele, e preferia tomar “banho” de ar frio no lugar:

“Eu acordo cedo quase todas as manhã, sento no meu quarto sem roupa, meia hora ou uma, dependendo da estação, lendo ou escrevendo. Essa prática não é só menos dolorosa, pelo contrário, é agradável. E se depois eu voltar para a cama, antes de me vestir, como acontece algumas vezes, eu complemento o meu descanso noturno com uma ou duas horas do sono mais prazeroso que se possa imaginar.

Não é sempre que consigo dormir, por isso, estou tentando essa tática para ver se também posso ter um pouco do 'melhor sono que se possa imaginar’!

Evan Williams: “Tire uma folga no meio do dia”

Você provavelmente esperaria que Evan Williams, fundador de companhias renomadas como Blogger, Twitter e Medium, trabalhasse mais do que o resto de nós. Particularmente, no meio do dia, certo? Ocorre que, na verdade, Evan faz um intervalo no meio do dia para ir à academia.

Demos uma olhada nos níveis de energia antes e como eles flutuam durante o dia. O corpo de cada pessoa é diferente, de modo que, para nós, é útil que entendamos como as “flutuações” de energia afetam nossa produtividade.

Evan costumava ir à academia pela manhã, até entender que não era a hora do dia ideal para exercitar-se:

“Geralmente eu estou muito focado pela manhã, assim, ir à academia primeiro é um desperdício de tempo produtivo. Passei a ir na metade da manhã ou no final da tarde (em especial nos dias em que trabalho até tarde).”

Embora Evan agora esteja saindo do escritório no meio da duração de sua jornada de trabalho, ele descobriu que, apesar de tudo, foi uma mudança benéfica à sua rotina:

“Parece estranho no começo sair do escritório no meio do dia, mas o tempo total gasto é quase o mesmo com mais energia e concentração em toda linha”.

Leo Babauta: “Comece seu dia planejando o que você tem que fazer”

Uma rotina matinal pode ser particularmente importante para organizar o seu dia da melhor maneira. Leo Babauta, do Zen Habits, compartilhou sua agenda quando começou a experimentar a melhor rotina para ele próprio:

- Acordar às 4h30

- Beber água

- Definir as três coisas mais importantes para o dia

- Preparar o café da manhã das crianças

- Tomar seu café da manhã

- Ler

- Exercitar-se (corrida, passeio de bicicleta, natação alongamento, ou jardinagem,) ou meditar

- Banho

- Acordar mulher e filhos às 6h30

A rotina de Leo se resume em começar o dia da melhor forma possível:

“A razão pela qual eu gosto de ter rotinas matinais é que não apenas gera um senso de propósito, paz e ritual no meu dia, mas ela garante que eu cumpra certas coisas todas as manhãs, notadamente meus objetivos.”

Você vai notar que um dos itens de Leo é flexível: exercitar-se ou meditar. Nas sextas-feiras ele medita em vez de se exercitar, enquanto no resto da semana ele pratica algum exercício físico.

Essa flexibilidade é um ótimo modo de trabalhar atividades que você queira mudar dependendo do dia. Há pouco tempo comecei a correr e, para não mudar muito minha rotina, eu alterno o tempo da corrida com o tempo do meu cochilo da tarde.

Barack Obama: “Obtenha uma vantagem sobre amanhã hoje à noite”

Como Winston Churchill, Barack Obama é fã de fazer refeições com a família. Ele toma café da manhã com a esposa e filhas toda manhã antes de ajudar as crianças a irem à escola. Ele lê os jornais e faz exercício cedo, pela manhã, antes de ir para o Oval Office às 9h. Obama ainda certifica-se de jantar com sua família, antes de voltar ao trabalho, ficando algumas ocasiões até às 22h.

Depois de sua família ir para a cama, Obama sempre fica trabalhando com possibilidades e nas pendências do dia. Entre suas responsabilidades noturnas está folhear o fichário de documentos que sua equipe lhe pediu para rever.

Ter esse tempo sozinho à noite lhe dá a oportunidade de se atualizar com o trabalho e se preparar para o dia seguinte, para que ele possa passar a manhã se exercitando e fazendo as primeiras refeições com a família.

Obama é igualmente muito cauteloso em minimizar distrações como fadiga de decisão:

“Não quero tomar decisão sobre o que vou comer ou vestir”, disse ele a Michael Lewis. “Porque tenho muitas outras decisões a tomar”.

Se alguém fosse lutar com o equilíbrio entre trabalho e família, seria sem dúvida o presidente dos Estados Unidos, mas ele parece ter uma rotina sólida a substituir essa luta, que o ajuda a encaixar tudo em cada dia.

Tim Ferriss: “Mantenha sua rotina a mais flexível possível”

Sempre perguntam a Tim Ferriss o que ele faz o dia todo. O elemento que eu aprecio acerca de sua rotina é que ela nunca é a mesma – todo dia ela é diferente, dependendo daquilo que está acontecendo.

Contudo, ele tem algumas regras gerais de como organizar sua agenda: segundas e sextas-feiras estão comumente fora dos limites das ligações dos assistentes, assim ele tem a flexibilidade de aproveitar um longo final de semana do seu jeito. Ele geralmente faz uma preparação e estabelece as prioridades, bem como tarefas administrativas gerais para a semana toda.

Tim também agenda pouquíssimas coisas em seu calendário, para que ele não precise se estressar com multitarefas para cumprir afazeres. O objetivo é gastar o maior tempo possível fazendo o que quer, maximizando a produção no tempo mínimo.

Por ser a rotina de Tim especialmente flexível, eu a acho bastante inspiradora:

“Não preciso fazer nada dessa agenda. Eu escolho o que quero fazer. Nenhuma das tarefas agendadas é uma obrigação financeiramente orientada ou desagradável. Se surgir a chance de fazer algo mais divertido no último minuto, posso cancelar todas elas.”

Quem não gostaria de uma agenda como esta? Definitivamente, ela anda de mãos dadas com o conselho contraintuitivo de Tim sobre como começar um negócio (em inglês).

Fonte: Administradores.