Veja como é muito fácil assinar seus documentos eletrônicos

Muito simples não é?  No entanto, para
ter validade jurídica você deve assinar
seus documentos eletrônicos via um portal
online. É ainda mais simples, o custo é muito
acessível e o mais importante: não basta apenas
o documentos estar assinado com certificado
digital ICP-Brasil. O documento eletrônico
deve estar em conformidade/padrão com
a legislação da ICP Brasil, homologada pelo
Comitê Gestor da ICP Brasil e normatizado
pelo ITI.

A assinatura digital produzida em um documento  WORD funciona e tem gente usando. Mas pelas normas da ICP-BRASIL a assinatura no Word ainda não está em conformidade com as regras da ICP-BRASIL quanto ao formato da assinatura que é normatizado pelo Documento DOC-ICP-15.

Pode-se usar como medida de segurança e integridade, mas não é o ideal pois o WORD não faz a verificação da POLITICA de ASSINATURA utilizada então sempre será possível questionar se o signatário sabia que não estava usando uma ferramenta conforme a legislação. Para assinar conforme a ICP-BRASIL o ideal é usar um dos programas de assinatura digital disponíveis no mercado.

Existem disponíveis no mercado diversos  assinadores de documentos eletrônicos cada qual com suas funcionalidades, mas todos com a mesma finalidade: Assinar documentos eletrônicos. Uns são distribuídos gratuitamente e outros comercializados. Alguns fazem assinatura em lote, outros também criptografam, outros incluem o carimbo do tempo e guarda de documentos eletrônicos assinados digitalmente em repositórios confiáveis.

Existem ainda, soluções corporativa mais robustas como os “WokFlow” que têm a finalidade da assinatura e outras funcionalidades como encaminhamento e arquivamento dos documentos eletrônicos, automação de fluxos de trabalho nas organizações permitindo a eliminação do papel.

Vale uma pesquisa para a adequação da melhor solução para indivíduos e organizações com o objetivo de agilizar a assinatura de documentos eletrônicos.

As vantagens em assinar os documentos digitalmente são muitas, mas principalmente, você garante a autoria de seus trabalhos e que nada será alterado nele sem que a sua assinatura perca a validade o que sinalizará à você e aos destinatários que houve uma alteração feita por outra pessoa que não o autor do documento.

 Se você já tem um Certificado Digital, experimente agora!

Vou descrever como assinar documentos Word 2007, Excel 2007 e  PowerPoint 2007. Vamos lá, mas adianto que a explicação é mais complexa que o ato da assinatura.

Como assinar um documento

Abra um documento WORD, Excel ou PowerPoint

1 º PASSO Clique no Botão do Microsoft Office que fica do lado superior esquerdo de sua tela

PASSO 2   Clique em PREPARAR.

PASSO 3    Clique em ADICIONAR UMA ASSINATURA DIGITAL

PASSO 4    Clique em ASSINAR

PASSO 5   SELECIONAR O CERTIFICADO DIGITAL

O próprio programa buscará seus certificados em sua máquina e no Token ou Cartão Criptográfico se este estiver conectado no momento.

Selecione o Certificado e clique em OK

O programa inicia a assinatura e se for um certificado ICP Brasil A3 que fica em mídia criptográfica (Token ou cartão) o programa solicitará o PIN do Cartão ou Token.

Insira Seu PIN

Pronto!

O Documento já esta assinado digitalmente e não poderá ser mais alterado. Para alterá-lo você deverá excluir a assinatura, alterar e assinar novamente, mas só você poderá alterá-lo

Sobre sua assinatura

Surgirá automaticamente uma janelinha como essa abaixo no canto direto do seu documento.

Clique em seu nome e outra janela será aberta.

Selecione DETALHES DA ASSINATURA

Ao clicar em exibir, serão apresentadas as informações do seu certificado

Este é um certificado digital A3 , que significa certificado digital para Assinatura nível de segurança 3, que é emitido em uma mídia armazenadora criptográfica.Como verificar a assinatura no documento

Clique no lacre vermelho na barra inferior esquerda.

Também você pode assinar PDFs e Excell, mas lembre-se se precisar de validade jurídica é mais indicado que o documento seja assinado via portais disponíveis.

Por  Regina Tupinambá

Regina Tupinambá é publicitária CEO da agência Insania Publicidade Interativa e Diretora de Conteúdo do Crypto ID, portal que trata de Criptografia e Identificação Digital. Trabalha com certificação Digital desde 1999. Foi diretora da Certisign Certificadora Digital e montou e dirigiu as áreas de Marketing, Comercial, SAC, Suporte Técnico, Ouvidoria, Treinamentos. Também dirigiu a divisão de Canais de distribuição que são todas as Autoridades Certificadoras e Autoridades de Registro e as áreas de Varejo, Licitações e Suporte comercial. Participou do Startup do mercado de SSL no Brasil e montou o primeiro programa de treinamentos - 5 módulos - com foco em Certificação Digital. No âmbito da ICP-Brasil acompanhou de perto o processo de homologação da AC Raiz brasileira e participou da implantação da AC Certisign como PSS - Prestador de Serviços de Suporte, além da homologação de Autoridades Certificadoras e Autoridades de Registro de várias hierarquias. Manteve o Blog Certificação Digital desde 2010 que migrou para o Crypto ID. Formada em Publicidade e Propaganda pela PUC Rio, trabalhou em importantes agências de propaganda e em duas redes de televisão. Dirigiu sua empresa de marketing político por 6 anos e desde 1995 se dedica ao comércio eletrônico junto à clientes corporativos e varejo.

Fonte: CRYPTON ID