A relação dos ERPs com as soluções complementares

Qual empresa não gostaria de ter sistemas especialistas suportando todas as suas rotinas? Pensando em livrar-se de todas as integrações e de todas as ocorrências que acontecem nos sistemas frequentemente como perda de dados, atualização de versão, etc. decidiria por ter apenas um sistema. Decisão arrojada. Afinal, não haveria problemas com integrações. Porém, em muitas situações poderia ouvir queixas frequentes que rotinas de sistemas concorrentes são mais eficazes.

É, provavelmente, uma decisão muito difícil. Ficar com o melhor dos dois mundos: fugir das integrações tendo um ambiente único ou aceitar que para ter soluções mais abrangentes haverá integração de dados entre sistemas. Qual você prefere? “É ao gosto do freguês!” Quem irá segurar a “batata-quente” que escolha.

No caso do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, não há alternativa: haverá entrega de dados no modelo estabelecido pelos Fiscos. Pronto. Alguém tomou a decisão. Então a tomada de decisão é apenas no foro interno. No SPED já está resolvido. Não há dúvidas de que as empresas proprietárias de cada sistema enaltecerá seu modelo - e com razão, há vantagens nos dois modelos. Então mesmo que não haja integração no ambiente interno (entre os sistemas) haverá com os Fiscos.

As soluções fiscais atualmente dispõem de uma série de rotinas que não estão no âmbito das soluções ERPs (Enterprise Resource Planning), complementando-os. Algumas soluções, principalmente nacionais, já tentaram encarar o desafio de colocar a solução à prova do regramento tributário brasileiro.  O que aconteceu de fato é que muitas empresas oferecem soluções paliativas, incompletas ou não aderentes na sua totalidade. Isso não aconteceu por acaso ou porque são negligentes ou incapazes, mas porque o cenário tributário, trabalhista e contábil muda no Brasil em velocidade espantosa.

Vejamos casos de empresas que utilizam o próprio ERP para cumprimento de obrigações acessórias – e estas vão além do SPED. Por exemplo, a rotina de cálculo de créditos de ICMS sobre aquisições de ativo imobilizado. Se há algum sistema ERP que realiza corretamente e atende a todas as situações listadas na legislação (incorporação de bens, imobilização parcial, imobilização em andamento, etc.) deve ser a exceção que confirma a regra. Alguém menos avisado poderá afirmar: é um caso muito específico. Será? Perguntemos para as empresas que contratam ou constroem silos de armazenagem de grãos, às distribuidoras de energias, às construtoras, aos varejistas de shopping (adaptação de salão de loja), engenharia naval, etc.

O uso de sistemas específicos traz benefícios, apesar das suas necessidades de integração. Na avaliação de muitos profissionais – e sou democrático para aceitar opiniões contrárias – não há compensação pelo desgaste em relação à gestão de integrações. Sempre será uma “faca de dois gumes”: usuário reclamando que a integração parou ou trouxe informação defeituosa, ou porque mesmo não tendo integração (sistema único) não há funcionalidade suficiente para uma boa gestão da rotina na empresa.

É uma opção de oferta. Se há possibilidade de tropicalização de muitas funcionalidades é uma boa opção o sistema único. Mas não há ilusão, em algum tempo haverá uma solução complementar. Por outro lado, disponibilizar sistemas especialistas – com suporte treinado no ambiente de operação especialista, poderá gerar maior produtividade, mas traz no seu bojo uma rotina de integração. É exatamente por isso que as soluções de frente de caixa, de orçamento, gerenciador fiscal, logística, gestão de depósitos continuam a figurar na lista de sistemas vendidos nas soluções em pacotes, seja em oferta única ou em módulos.

Mais importante, talvez, que esta decisão do sistema único ou modular é avaliar além do requisito técnico. Pensar em qual será o suporte após a compra e na sua disponibilidade. É comum, em todas as áreas, reclamações sobre atendimento de consultores ou helpdesk de sistemas (único ou modular) quanto ao conhecimento aplicado. Profissionais de tecnologia que são treinadas apenas no sistema para prestar suporte, ou seja, foco no sistema, na tecnologia. Em geral,  a avaliação será melhor quando os profissionais de suporte conhecem o negócio, as regras que o regem e as suas nuances. Este é o desafio maior. Este em geral encanta o usuário porque ele encontra um debatedor a sua altura no conhecimento do negócio. O sistema passa a ser ainda mais útil porque o suporte conduz a uma solução - não é possível apenas com a visão de sistema, geralmente. Precisa de conhecimento prévio sobre o ambiente e suas características.

Uma “pitada” a mais de tempero poderá ser adicionada. Quando entramos no quesito versionamento de dados: geralmente tarefa não atendida pelos sistemas (as alterações cadastrais alteram o presente e todo o passado, por conta do modelo relacional do banco de dados). Por exemplo, experimente trocar a descrição de um produto do inventário e reemita uma requisição de material de algum tempo atrás. Altere a descrição de uma conta contábil no plano de contas e gere novamente a Escrituração Contábil Digital. Os sistemas complementares, neste caso a solução fiscal, deverá ter o histórico e tratar adequadamente as situações, afinal é um sistema especifico. Caso contrário, estará na hora de procurar melhor solução complementar para sua empresa.

Mauro Negruni

Fonte: Baguete.