As empresas começam a
perceber que têm um novo desafio a ser administrado: o processo de geração,
catalogação, armazenamento e recuperação de informações fiscais em formato
digital, comumente chamado de ativos digitais, das diversas obrigações a serem
cumpridas, como é o caso do SPED Fiscal e Contábil, da Nota Fiscal Eletrônica
(NFe-e) e, mais recentemente, do SPED PIS/Cofins.
Os ativos digitais são
arquivos magnéticos assinados digitalmente e são de grande valor para as empresas.
Porém, a geração dessas informações, por si só, representa um processo
trabalhoso a ser efetuado em meio ao excesso das rotinas fiscais e exigências
de conformidade à legislação
Uma vez que esses arquivos
têm validade legal, suas informações são de extrema relevância frente ao Fisco,
que utiliza esses dados para conferência e análise da situação fiscal da
empresa. Portanto, as formas de armazenamento, catalogação e recuperação das
informações são outros pontos de atenção das companhias.
A popularização do conceito
de computação em nuvem possibilitou a oferta de novas opções com grande
viabilidade técnica e custo/benefício atrativo para auxiliarem as empresas
nesse desafio. Utilizando o poder de computação distribuída, de grande
desempenho e alta escalabilidade, dos maiores datacenters disponíveis no
mercado, as soluções fornecem a flexibilidade e agilidade necessárias às
companhias para se adaptarem às exigências fiscais.
Essas soluções podem ser
utilizadas nos formatos de nuvem privada (infraestrutura própria), nuvem
pública (com infraestrutura dos grandes provedores de plataforma de computação
em nuvem), ou até mesmo em modelo híbridos.
A vantagem é que a
característica da computação elástica da plataforma permite a alocação e
posterior redução de recursos computacionais de acordo com a necessidade de
cada operação, sem representar investimentos iniciais elevados e com a garantia
de controle absoluto da empresa.
As soluções com esse modelo
de arquitetura permitem às empresas, de maneira automática, a criação de um
processo integrando a emissão de notas fiscais e serviços de catalogação e
armazenamento de dados. Uma vez que o documento esteja assinado digitalmente
pela Secretaria da Fazenda, o sistema captura o arquivo e armazena as
informações de forma estruturada e em ambientes totalmente seguros que,
seguindo os padrões mais modernos de computação em nuvem, permitem a
recuperação de informações, literalmente, com um clique.
O modelo de contratação
dessas soluções é conhecido como Saas (Software as a Service), onde contrata-se
a utilização do sistema como um serviço, o que garante a previsão de custos por
parte da empresa à medida em que a sua operação cresça. Em outras palavras, a
empresa só paga por aquilo que consome no serviço de arquivamento (Pay as You
Go), não havendo investimentos com licenciamento ou manutenção.
Com esse modelo de
tecnologia, as equipes de TI conseguem focar seus esforços na melhoria de
processos junto ao core business da empresa e não mais com atividades que são
commodities.
*Leonardo Nogueira é diretor
de Pesquisa e Desenvolvimento da unidade de aplicativos da Sonda IT
Fonte: TI Inside em http://www.tiinside.com.br/
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Compartilhando idéias e experiências sobre o cenário tributário brasileiro, com ênfase em Gestão Tributária; Tecnologia Fiscal; Contabilidade Digital; SPED e Gestão do Risco Fiscal. Autores: Edgar Madruga e Fabio Rodrigues.