Exigida já há alguns anos, a
emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte
Eletrônico (CT-e) trouxe mudanças no setor fiscal e exigiu grande mobilização
dos departamentos de TI das empresas brasileiras. Atualmente, os sistemas
desenvolvidos para atender estas exigências estão mais estáveis e confiáveis.
Contudo, a NF-e e a CT-e ainda não deixaram de ser uma preocupação para as
empresas.
O grande desafio agora é o
que fazer com os documentos recebidos. Legalmente, quem recebe o arquivo XML
tem a obrigação de guardá-lo e certificar-se de que ele é um arquivo válido.
Imagine que o processo de recebimento de NF-e ou CT-e antes era pegar a nota
fiscal já com o caminhão na porta da empresa, fazer a conferência física,
seguir com a entrada no sistema e arquivamento do documento fiscal.
Com a entrada dos documentos
eletrônicos temos o processo iniciando não mais com a chegada do caminhão, mas
antes mesmo deste sair do fornecedor. No momento da emissão da nota com o envio
do XML, o mesmo sendo recebido, inicia-se o processo de recebimento. Na chegada
da mercadoria é obrigação garantir que o XML já esteja na empresa e ainda
validar o mesmo na respectiva Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Essas mudanças não trouxeram
só complicações, mas sim muitas possibilidades de melhorias no processo – desde
a inclusão da data de emissão da NF-e no fornecedor em relatórios de
planejamento da produção até ao ponto de negociar com os fornecedores a saída
do caminhão somente após a validação do XML contra o pedido de compra,
garantindo assim um ganho de tempo considerável no recebimento da mercadoria.
As empresas que já possuem a
recepção de NF-e e CT-e automatizadas afirmam que sem o recebimento automático
teriam um desgaste enorme para consultar a validade e arquivar os XMLs. Com
essa solução as empresas ganham tempo de entrada da mercadoria e ainda em
segurança da informação.
A tecnologia corre atrás ou
na frente para apoiar o negócio. A maioria dos sistemas de mensageria é capaz
de receber e de validar estes arquivos, mas muitos poucos conseguem comparar o
XML com o que está escriturado no ERP, deixando o recebedor “às cegas”, sem a
certeza de ter um XML válido para toda entrada realizada na empresa.
A preocupação com o passivo
gerado por esse processo tem surgido com maior força na pauta das discussões de
melhorias para o ano de 2012. As empresas já não sabem por quanto tempo
conseguem conviver com essa desconformidade legal ou com o atraso no processo
de recebimento. Mais uma vez, é preciso unir forças entre a tecnologia e o
negócio para evitar perdas e gerar ganhos.
As exigências do Sistema
Público de Escrituração Digital (SPED) vieram para melhorar a relação entre as
empresas e o fisco, fazendo com que este processo seja mais transparente e a
fiscalização possa ser mais bem realizada. Mas as organizações podem e devem
aproveitar estas obrigações para se modernizar e otimizar as atividades.
Por Fernando Lino em http://cio.uol.com.br/opiniao/2012/02/28/guarda-da-nf-e-e-do-ct-e-t...
Republicado em www.joseadriano.com.br
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Compartilhando idéias e experiências sobre o cenário tributário brasileiro, com ênfase em Gestão Tributária; Tecnologia Fiscal; Contabilidade Digital; SPED e Gestão do Risco Fiscal. Autores: Edgar Madruga e Fabio Rodrigues.