Desde a implementação da
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do projeto SPED (Sistema Público de
Escrituração Digital), um novo termo surgiu no mercado empresarial: “saneamento
de cadastros”. Se você tem uma empresa e ainda não ouviu, prepara-se, já passou
da hora.
A atividade de sanear
cadastros consiste em atualizar e complementar as informações dos sistemas
informatizados das empresas, visando atender a aspectos do negócio, fiscal,
tributário e contábil.
Como as informações
processadas nas empresas eram utilizadas especificamente para as atividades de
negócio, o empresário não tinha necessidade de se preocupar em como esses dados
estavam em seus sistemas. O mais importante era controlar o financeiro, bancos,
contas a pagar e a receber, vendas, compras, estoque, emissão de cupons fiscais
e notas.
Com o projeto SPED a
realidade agora é outra, o empresário precisa ter muito cuidado com as
informações que estão sendo geradas em seus sistemas e precisa do contador para
orientá-lo e estar ao seu lado em seu negócio.
Empresas desorganizadas
precisarão passar por um processo de reestruturação e para garantir sua
continuidade deverão estar atentas a “detalhes” que antes eram inimagináveis.
Vamos a um case real, para
que possamos mostrar de forma mais objetiva o cenário. No foco, uma empresa de
comercialização de materiais de construção. Ao comprar um produto de um
fornecedor, o mesmo é colocado para venda. Como não existia preocupação, um
produto podia estar cadastrado diversas vezes no sistema.
Trata-se da mesma
mercadoria, porém com descrições diferentes. Como várias pessoas podem fazer o
cadastro de um produto, e não têm experiência tributária, cada um descreve a
mercadoria como acha que seria correto. Eis aí o problema: entra uma mercadoria
no estoque e acaba sendo vendida como se fossem três tipos de itens diferentes.
Ao cadastrar um produto o
responsável deve ficar atento aos novos campos que foram criados para o projeto
SPED (NF-e) e aos campos que já existiam em seu sistema e eram menosprezados.
Só assim será possível evitar a informação incorreta de base de cálculo de
impostos e outros erros.
Os equívocos mais comuns são
mercadorias com substituição tributária cadastradas como tributadas ou isentas;
cadastro de material para uso ou consumo que, depois de feito, gravado e gerado
o arquivo, o programa não aceita lançamento de mercadoria para consumo. Este
tipo de problema em especial mostra que entraram no cadastro do tal produto e
somente apagaram a descrição e cadastraram outro produto com aquele mesmo
código.
Além do saneamento do
cadastro de produtos, a empresa precisa fazer o mesmo com o cadastro de
clientes e fornecedores. Não é uma tarefa tão simples quanto pode parecer num
primeiro momento e requer atenção e dedicação. A experiência mostra que as
empresas acabam subestimando a importância do assunto e, na maioria das vezes,
não têm a visão clara da abrangência do trabalho a ser efetuado.
Alguns Estados e municípios
já estão impedindo em tempo real a venda de produtos e serviços para empresas
com pendências.
Portanto, deve-se ter
percebido que o saneamento de cadastros, uma vez iniciado, nunca termina; ele é
um ciclo, um processo contínuo que requer um trabalho cuidadoso de análise,
para que a empresa tenha em seu sistema (ERP) os dados da forma mais confiável
possível.
Dica: as empresas devem
fazer uma revisão de seus processos para os novos entrantes no cadastro e o
mesmo nos dados já existentes para garantir seu banco de dados sempre ativo, habilitado
com os dados da razão social, endereço etc.
Sempre ocorrem alterações
cadastrais e desta forma se faz necessária uma revisão cadastral da sua base.
Trata-se de um trabalho recorrente a ser realizado pelo menos uma vez por mês.
O cadastro é vivo e altera-se constantemente, quer seja na Receita Federal,
prefeitura, Estado, Sintegra ou então Suframa, Anvisa e outros.
Muitos contadores já estão
usando softwares que realizam análises das informações, inovação que os auxilia
a mostrar para seus clientes erros nas informações geradas e como estas devem
ser corrigidas diretamente no sistema, a fim de estancar o problema
imediatamente. O mais importante é a consciência do empresário de que estes
ajustes devem ser feitos prontamente, o quanto antes.
Iron Garrido, diretor de franquias da Prosoft Tecnologia.
Fonte: TI Inside; publicado em WWW.joseadriano.com.br
Este é um grande desafio para as empresas e a maioria ainda não está preparada, mesmo tanto tempo depois.
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