Resultados da pesquisa: Gestão das organizações contábeis

Este cenário evidencia dificuldades na transformação de um perfil
exclusivamente técnico do profissional da contabilidade para um mais
empreendedor. Contudo, está claro tratar-se de um processo já em
andamento e que a sustentabilidade dos negócios contábeis
depende desta transição.

O Sistema Público de Escrituração Digital e seus vários subprojetos têm sido expressivos agentes de mudanças nas empresas dos mais diversos segmentos. E não apenas visando as conformidades trabalhista e tributária, mas também a busca permanente por uma maior eficiência operacional, sendo as organizações contábeis importantes aliadas nesse processo.

A grande transformação pela qual vem passando o segmento de negócios contábeis nos deixa, muitas vezes, sem referências sobre as melhores opções a serem adotadas. Os resultados dessa pesquisa permitirão às empresas comparar sua realidade com a média do mercado e, desta forma, nortear de maneira mais precisa suas decisões estratégicas.

Assim, este trabalho pretende diagnosticar o presente e o futuro das organizações contábeis brasileiras, ao identificar suas principais oportunidades, ameaças e tendências, diante das muitas mudanças pelas quais têm passado.

Análise dos resultados da Pesquisa sobre a Gestão das Organizações Contábeis

I. RESULTADOS OBTIDOS

Segundo dados do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), em 31/12/2013 havia, no Brasil, 33.970 sociedades empresárias registradas como organizações contábeis. Atuavam ainda na área 6.926 empresários individuais e 41.747 escritórios individuais (organizações unipessoais não personificadas). 

O foco dessa pesquisa foi a análise do comportamento empreendedor das sociedades empresárias constituídas para prestar serviços contábeis. 

Mesmo partindo de  uma amostragem não probabilística (por conveniência), os resultados obtidos representam, de forma significativa, o comportamento global do público pesquisado. Após realizar diversos cortes (receita bruta, quantidade de clientes, quantidade de funcionários, região), o comportamento manteve-se o mesmo do resultado global (sem cortes), guardados os desvios estatísticos.

Portanto, pode-se afirmar que os dados obtidos representam com bastante fidedignidade o comportamento geral das organizações contábeis constituídas no Brasil como sociedades empresárias.

II. CULTURA ESTRATÉGICA

Cinquenta e dois por cento das organizações contábeis têm a identidade corporativa definida formalmente, por meio da declaração de missão, visão e valores. 

Contudo, apenas 19% estabelecem plano de ações estratégicas e realizam seu monitoramento periódico, enquanto 22% têm indicadores de resultados definidos e controlados . Já o o índice das que determinam metas para seus colaboradores e realizam premiações pelo seu cumprimento se limita a 20%.

Assim, constata-se que apenas 1 em cada 5 escritórios contábeis pratica os conceitos básicos de gestão estratégica na administração de seus negócios.

III. DIFERENCIAÇÃO E OFERTA DE VALOR

Onze por cento das organizações contábeis praticam efetivamente a segmentação de mercado para captação e atendimento de clientes.

Quase 70% declararam que um de seus principais diferenciais é o cumprimento rigoroso das obrigações acessórias, ao passo que 63% consideram o cálculo correto dos tributos um fator de diferenciação relevante.

Entretanto, apenas 56% acreditam que a excelência no atendimento represente um importante aspecto de diferenciação. Além disso, serviços personalizados e variados, e atuação especializada no mercado de clientes foram apontados como diferenciais por, respectivamente, 33%, 26% e 17% das organizações contábeis.

Por outro lado, 75% veem no relacionamento com seus clientes um grande diferencial.
Assim, ainda prevalece a crença de que a eficácia operacional e o relacionamento sejam suficientes para mostrar valor ao cliente. Fatores fundamentais de percepção de valor como atendimento, personalização, variedade de serviços e especialização são considerados secundários por grande parte dos empreendedores contábeis.

Ainda sobre a oferta de valor, constata-se que praticamente todas as organizações contábeis oferecem serviços básicos de escrituração (contábil, fiscal e processamento de folha).

Contudo, as consultorias compõem o mix de serviços de pouco mais da metade dos escritórios (62% fiscal, 56% contábil e 54% tributária). Pouco menos da metade oferta planejamento tributário (46%) e contabilidade gerencial (41%).

Apenas 10% oferecem auditoria em arquivos fiscais eletrônicos e 5% atuam com outsourcing.

Enfim, apesar de o perfil “contador consultor” ser bastante divulgado, ainda há um longo caminho a ser percorrido até que essa realidade seja uma prática efetiva do mercado. Enquanto isso, a atuação permanece, para a maioria, comoditizada. Isto é, baseada em ofertas de serviços básicos e, consequentemente, em diferenciação por preço.

IV. MARKETING

As ações de marketing mais frequentes verificadas são: envio de informativos por e-mail (38%), publicações no Facebook (33%), produção de material impresso sobre os serviços (28%), distribuição de informativos impressos aos clientes (27%) e parcerias com entidades de classe e associações empresariais (24%).

Mais importante que a análise das principais ações é a constatação de que menos de 40% das organizações têm algum tipo de ação de marketing.

As prováveis causas desse baixo nível de amadurecimento do setor quanto aos conceitos e práticas de “marketing de serviços” são a atuação comoditizada e uma percepção de valor, por parte dos empreendedores, fortemente baseada na eficácia operacional e no relacionamento pessoal.  

A não compreensão do marketing como área estratégica para captação, atendimento e manutenção de clientes na prestação de serviços acaba reforçando a competição por preço no setor.

V. TECNOLOGIA

Quase todas as organizações contábeis usam sistemas de controle operacional básico (fiscal, contábil e de folha de pagamentos). 

Apenas 26% utilizam sistemas para auditar arquivos fiscais digitais, como os do SPED e da NF-e.

Apenas 19% têm portais para atendimento aos clientes e 11%, sistemas de gerenciamento de relacionamento (CRM). 

Cerca de um terço delas utiliza sistemas de controle financeiro e faturamento.

A percepção do empreendedor contábil quanto à eficácia operacional e o relacionamento pessoal é contrastada pela baixa utilização de tecnologias para garantir a qualidade dos serviços básicos de escrituração. O mesmo ocorre com os sistemas de CRM, que têm como premissa potencializar o relacionamento com a clientela.

Por fim, a pouca cultura de administração estratégica é constatada pela ínfima utilização de sistemas para controle financeiro do próprio negócio.

Quarenta e dois por cento das organizações contábeis utilizam sistemas de controle operacional no escritório e digitam a maior parte dos dados dos seus clientes. A maioria (54%), no entanto, já utiliza sistemas no escritório e importa eletronicamente a maior parte dos dados.

Empreendedores contábeis mais inovadores, por sua vez, já fornecem os sistemas via internet para seus clientes (2%). Mas apenas a metade desse contingente utiliza os dados recebidos no caminho inverso para o processamento operacional. Por fim, 1% também é o total dos que adotam o uso desses recursos nas próprias instalações dos seus contratantes.

Note-se que o modelo tecnológico baseado na digitação dos dados contrasta flagrantemente com a crença de que a eficácia operacional seja um grande fator de diferenciação para clientes, uma vez que essa estrutura é frágil e fortemente suscetível a falhas. 

Os demais modelos são operacionalmente eficazes, porém sua adoção depende de análise estratégica e mercadológica por parte das organizações contábeis.

VI. DESAFIOS

Sessenta e quatro por cento das organizações contábeis percebem como uma grande dificuldade o recebimento de informações dos clientes com qualidade e prazo. 

Cerca de 40% informaram que suas principais dificuldades são: baixo crescimento de receitas, contratação, capacitação e controle da produtividade de RH.

Aproximadamente um terço apontou como principais desafios: atualização legal, cumprimento de obrigações acessórias e entendimento da legislação.

Apenas 5% indicaram problemas com o cálculo de tributos.

Enfim, o principal desafio apontado reflete o contexto de uso de um modelo tecnológico obsoleto, baseado em digitação de dados, bem como a falta de cultura de marketing de serviços, em especial no fundamento de relacionamento com clientes para aproximação e melhoria do atendimento. Reforçando todo este quadro há ainda uma baixa utilização de portais de serviços e atendimento (apenas 19% têm esse tipo de sistema).

Por outro lado, a minoria entende como problema as questões legais que impactam no processo operacional. Isso contrasta com a crença de que o cálculo correto de tributos e o cumprimento de obrigações acessórias sejam fatores de diferenciação dos serviços. Ou seja, reforçam o contexto comoditizado do mercado.

VII. EVOLUÇÃO NOS ÚLTIMOS 3 ANOS

Setenta por cento das organizações contábeis tiveram aumento em sua base de clientes , com 76% também reconhecendo expansão de receitas neste período.

Em contrapartida, 89% apresentaram elevação em seus custos.

Um fator importante a ser considerando é que a inflação nos últimos 3 anos (IPCA – 10/2011 a 10/2014) foi de 19,47%. Além disso, o salário mínimo passou de R$ 545,00 para R$ 724,00, apresentando uma variação de 32,8%.

Assim, apenas 1 em cada 4 escritórios contábeis conseguiu aumento de receita superior a 25% neste mesmo período . 

Por outro lado, apenas 1 em cada 4 informou ter apresentado aumento de custos superior a 25%. Portanto, há duas hipóteses: ou de fato o setor trabalhou com uma estrutura de custos com evolução abaixo da inflação ou os acréscimos não foram percebidos pelos empreendedores.

É importante ressaltar que 37% dos escritórios que declararam ter entre seus principais diferenciais a atuação especializada, ou a prestação de serviços personalizados para cada cliente, conseguiram aumento de receitas acima de 25% nos últimos 3 anos. Contudo, apenas 15% dos que consideram preços baixos como diferencial obtiveram resultados desta ordem.

Por fim, cabe destacar que o perfil de escritórios que se diferenciam por preço apresentam fragilidades em outros indicadores: 72% não têm planos estratégicos, 70% não definiram indicadores de resultados, 60% não estabelecem metas para colaboradores, 58% digitam a maior parte dos dados de seus clientes.

VIII. APLICAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO

Em média, as organizações contábeis informaram que 65% das horas trabalhadas se dedicam ao atendimento às demandas governamentais; 12% à produção e apresentação de informações para apoio à gestão dos clientes; 11% às rotinas administrativas e 9%   à capacitação dos recursos humanos.

Para as   atividades comerciais, de marketing, parcerias estratégicas, planejamento estratégico e gerenciamento dos resultados do escritório, restam apenas 5% do tempo total .

Tal cenário mais uma vez reflete a comoditização vivida pelo setor, bem como a pouca percepção de valor, por parte dos seus clientes,  com relação aos quesitos atendimento, personalização e oferta de serviços. 

Reforça ainda a pouca cultura de administração estratégica colocada em prática por  uma parcela significativa dos empreendedores deste segmento.

XIX. CONCLUSÃO

Ainda são poucas as organizações contábeis que apresentam amadurecimento gerencial e dão atenção às questões estratégicas de seus negócios. Aproximadamente 20% delas têm esse perfil.

É igualmente reduzido o número das que consideram diferenciais competitivos os serviços personalizados (33%) e especializados (17%).

Em contrapartida, há uma quantidade significativa já encarando a excelência no atendimento como fator importante de diferenciação (56%).

Quase quarenta por cento já realizam ações estruturadas de marketing, seja para captação, atendimento ou fidelização de clientes.

Cinquenta e cinco por cento, por sua vez, estão preocupadas com o aumento dos custos ou o baixo crescimento de receitas.

Este cenário evidencia dificuldades na transformação de um perfil exclusivamente técnico do profissional da contabilidade para um mais empreendedor. Contudo, está claro tratar-se de um processo já em andamento e que a sustentabilidade dos negócios contábeis depende desta transição.

Por fim, os empreendedores que utilizam as ferramentas de gestão estratégica, aliadas à inovação em processos, atendimento e serviços já estabelecem um novo patamar de organização contábil, mais competitiva e bem preparada para superar desafios e aproveitar oportunidades.

Pesquisa Completa

Download da pesquisa completa:

Gestão das organizações contábeis – Análise dos resultados da pesquisa

Fonte: Roberto Dias Duarte